Conceptos
Básicos
Una
base de datos se compone de una o más tablas. Una tabla es una colección de
datos organizados en filas y columnas. La apariencia de Access es similar a la
de una hoja de cálculo. Se organizan los datos en columnas, también denominadas
campos, que almacenan un tipo específico de información o tipo de datos. En la
parte superior de cada columna, la primera celda se utiliza para etiquetar
dicha columna.
Una
diferencia terminológica es que lo que en Excel se denomina fila, es un
registro en Access. Access almacena los datos en tablas que parecen hojas de
cálculo pero que están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los
datos almacenados en otras tablas y ubicaciones, e incluso en campos de otras
tablas.
Creación
de la base de datos
Para crear la base de datos se abre el
programa Microsoft Access. En el Menú principal se elige la opción “Nuevo” y
del menú que se despliega a la derecha de la pantalla la opción de “base de
datos en blanco”. Una vez ahí el programa solicita dar un nombre a la base de
datos y un destino para guardarla. La base de datos ya está creada.
Creación
de tablas. Tipo de datos
El
paso siguiente será la creación de las tablas donde se introducirán los datos.
En nuestro caso se usará la opción “Crear una Tabla en vista de diseño” que
aparece en medio de la pantalla cuando se acaba de crear la base de datos. La
tabla se abre en Vista de diseño y en ese momento hay que decidir qué campos
conformarán la tabla y de qué tipo de datos se tratará.
Asistente
para búsquedas
Se
utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una
lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la
lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición
automáticamente. Una vez se han introducido los campos y el tipo de datos de
cada campo en la Vista de DIseño, el siguiente paso es introducir los datos en
la Vista de Hoja de Datos.
Relacionar
tablas
Una de
las utilidades de Access es la posibilidad de relacionar dos tablas o más entre
sí. Una relación se establece entre campos comunes en dos tablas. Una relación
puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios entre las tablas. Una vez
realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para
mostrar información de varias tablas a la vez. El hecho de relacionar tablas
puede servir para no tener tantos datos en una misma tabla. Para poder
relacionar las tablas en general se hace a través de un campo que tiene la
clave principal. Por lo general, dicho campo, es un campo autonumérico.
Después
hay que confeccionar un campo numérico en la tabla que se desea relacionar
cuyos registros hagan referencia a los datos que se desean de la primera. Para
hacerlo más ilustrativo se va a ver un ejemplo. Se va a crear una base de datos
con datos sobre clientes de una determinada empresa. La primera tabla sólo
contiene los clientes. Cada cliente tiene asignado un número, del campo
autonumérico. A continuación se crea otra tabla con los datos de cada cliente.
Para relacionar las dos tablas, a esta segunda tabla, se le añade un campo
numérico, IdCliente, que hará referencia al número que se le había dado en la
primera tabla a cada cliente. De esta manera, existe un nexo de unión entre las
dos tablas que facilitará el trabajo en el futuro.
Hojas
secundarias de datos
Una
hoja secundaria de datos es una hoja de datos (tabla) que está anidada en otra
y que contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja de datos.
Este tipo de formato sirve para introducir datos en la segunda hoja de datos de
manera más rápida o para consultar datos. Para introducir la hoja secundaria de
datos hay que establecer cuáles son los campos que están relacionados en las
dos tablas.
Consultas
Access permite hacer consultas de los datos
almacenados en las distintas tablas. Una consulta permite seleccionar campos de
distintas tablas que se deseen visualizar. Para ello hay que establecer
anteriormente cuáles son los campos que relacionan las tablas. Una consulta de
selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene
los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en
la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También
puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular
sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Para consultar los datos
también se pueden realizar filtros. Los filtros sólo sirven para una tabla.
Dichos filtros permiten elegir en una tabla un registro de un campo y a
continuación, mostrar todos los registros que para ese campo tengan el mismo
valor.
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